Типовую инструкцию по делопроизводству


В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации далее - таможенные органыустановления единых требований к подготовке, обработке, хранению использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов приказываю: 1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных типовую инструкцию по делопроизводству Российской Федерации далее - Типовая инструкция приложение. Региональным таможенным управлениям и таможням, непосредственно подчиненным ФТС России: до 1 января 2015 г. Признать утратившими силу: ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах"; ФТС России от 30 марта 2007 г. N 383 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постахутвержденную приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160"; ФТС России от 15 ноября 2007 г. N 1412 "О внесении изменений в приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160"; ФТС России от 27 мая 2011 г. N 1095 "О внесении изменений в приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160"; пункт 3 приказа ФТС России от 1 марта 2012 г. N 373 "Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов"; пункт 3 приказа ФТС России от 23 августа 2012 г. N 1700 "Об утверждении типового положения об архиве таможенного органа и положения об экспертной комиссии таможенного органа"; ФТС России от 14 сентября 2012 г. N 1852 "О внесении изменения в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постахутвержденную приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Руководитель действительный государственный советник таможенной службы Типовую инструкцию по делопроизводству Федерации БЕЛЬЯНИНОВ Приложение к приказу ФТС России от 9 июля 2014 г. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации типовую инструкцию по делопроизводству - Типовая инструкция разработана в целях установления единых требований к типовую инструкцию по делопроизводству, обработке, хранению использованию образующихся в процессе деятельности таможенных органов Российской Федерации далее - таможенные органы документов, совершенствования делопроизводства, работы архивов таможенных органов и повышения их эффективности. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России далее - Инструкция по делопроизводству и работе архива, действующая в таможенном органене противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела. Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным муниципальным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение использование документов, осуществляемые с применением информационных типовую инструкцию по делопроизводству. Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Положения Типовой инструкции не распространяются типовую инструкцию по делопроизводству организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию служебную информацию ограниченного распространениятиповую инструкцию по делопроизводству предложениями, заявлениями, жалобами граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России. Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается: в таможенных органах - на начальников таможенных органов; в структурных подразделениях таможенного органа - на начальников структурных подразделений. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа далее - структурные подразделения осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа далее - подразделение документационного обеспечения типовую инструкцию по делопроизводству, задачи, функции и порядок работы которого устанавливаются положением о типовую инструкцию по делопроизводству документационного обеспечения. Если в структуре таможенного органа не предусмотрено типовую инструкцию по делопроизводству подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное типовую инструкцию по делопроизводству лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности далее - ответственные за ведение делопроизводства. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом работником далее - ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделенияопределенным начальником структурного подразделения. Ответственный за типовую инструкцию по делопроизводству делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника заместителя начальника структурного подразделения о состоянии типовую инструкцию по делопроизводству исполнения. Права, обязанности и ответственность должностных лиц работников подразделения документационного обеспечения ответственных за ведение делопроизводства и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в типовую инструкцию по делопроизводству порядке, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц работниковработающих или знакомящихся с указанной информацией. Передача документов, их копий территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, общественным объединениям, учреждениям, государственным иным предприятиям далее - организации осуществляется при наличии письменного запроса с разрешения начальника заместителя начальника таможенного органа. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, а в отдельных случаях - по разрешению указанию, поручению начальника таможенного органа. При уходе должностного лица работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него документы по типовую инструкцию по делопроизводству начальника заместителя начальника структурного подразделения передаются для исполнения другому должностному лицу работнику через ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения. Должностные лица работники таможенных органов обязаны знать и типовую инструкцию по делопроизводству требования Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Вновь принятые на работу должностные лица работники должны быть ознакомлены с положениями данной инструкции. Должностные лица работники таможенных органов несут дисциплинарную иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству и работе архива, действующую типовую инструкцию по делопроизводству таможенном органе, осуществляется в порядке, установленном в пункте 1. Основные понятия В Типовой инструкции используются следующие основные понятия: документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в таможенном органе; документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот таможенного органа; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; подлинник документа типовую инструкцию по делопроизводству первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности таможенного органа; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; сканирование документа - получение электронного образа документа; система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов включение документов в системуих обработку, управление документами и доступ к ним; электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы; электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена типовую инструкцию по делопроизводству другой информации в электронной форме подписываемой информации или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов; информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники; электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа на основании бланка типовую инструкцию по делопроизводству или в типовую инструкцию по делопроизводству с данными, указанными в обращении гражданина ; адресат - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя типовую инструкцию по делопроизводству в соответствии с реквизитом "Адресат" ; архив таможенного органа - структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет использование архивных документов; - При невозможности создания архива таможенного органа как самостоятельного структурного подразделения в структуре подразделения документационного обеспечения по решению начальника таможенного органа основные задачи, функции и права архива возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц подразделения документационного обеспечения. Документация таможенных органов 3. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов единоначальный или коллегиальныйобъемом и характером взаимодействия между таможенными органами, организациями. Таможенные органы региональные таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица издают типовую инструкцию по делопроизводству акты ненормативного характера приказы, распоряжения, положения, правила, инструкцииа также иные документы в соответствии с установленной компетенцией. Таможенные посты в составе таможни имеют право издавать правовые акты ненормативного характера распоряжения, положения, правила, инструкцииа также иные документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста. Установленные указанными правовыми актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых правовых актов, обладающих равной или более высокой юридической силой. Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письма. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае типовую инструкцию по делопроизводству принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу. При подготовке документов в таможенных органах следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от типовую инструкцию по делопроизводству. Требования к оформлению документов 4. Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 210 x 297 ммA5 148 x 210 мм или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 210 x 297 ммA5 148 x 210 мм. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для документов постоянного хранения бланки изготавливаются на бумаге высших сортов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата A4, должен иметь поля: 20 мм - левое; 15 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов: общий бланк приложение N 1 ; бланк типовую инструкцию по делопроизводству приложение N 2 ; бланк конкретного вида документа приказ, распоряжение типовую инструкцию по делопроизводству N 3, N 4 и N 5. Общий бланк приложение N 1 используется для изготовления документов, бланки которых не установлены Типовой инструкцией, и включает в себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба; наименование таможенного органа; отметки для проставления даты и регистрационного номера документа; место составления издания документа. Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием таможенного органа и датой и регистрационным номером документа. Бланк письма приложение N 2 включает в себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба; наименование таможенного органа; справочные данные о таможенном органе почтовый адрес, типовую инструкцию по делопроизводству справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта ; отметки для проставления даты и регистрационного номера документа; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта. Бланк конкретного вида документа типовую инструкцию по делопроизводству, распоряжение таможенного органа, кроме типовую инструкцию по делопроизводству поста в составе таможни приложения N 3 и N 4включает в себя реквизиты: Государственный герб Типовую инструкцию по делопроизводству Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба; наименование таможенного органа; вид документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера документа; место составления издания документа. Бланк распоряжения таможенного поста в составе таможни приложение N 5 включает в себя реквизиты: эмблема таможни; наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба; наименование таможенного органа; вид документа; отметки типовую инструкцию по делопроизводству проставления даты и регистрационного номера документа; место составления издания документа. Бланки документов таможенных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта типовую инструкцию по делопроизводству реквизитов. При угловом расположении реквизиты бланка типовую инструкцию по делопроизводству в верхнем левом углу приложение N 2при продольном - центрированным способом вдоль верхнего поля бланка приложения N 1, N 3, N 4, N 5. В таможенном органе применяются следующие бланки: бланки с указанием наименования регионального таможенного управления приложения N 1, N 2, N 3, N 4 ; бланки с указанием наименования таможни приложения N 1, N 2, N 3, N типовую инструкцию по делопроизводству ; бланки с указанием наименования таможенного поста со статусом юридического лица приложения N 1, N 2, N 3, N 4 ; бланки с указанием наименования таможенного поста в составе таможни приложение N 5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации далее - гербовые бланки изготавливаются полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам таможенных органов. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках в одноцветном варианте на геральдическом щите. Реквизиты бланка имеют тот же цвет, что и герб. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле лицевой стороны бланка. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетном журнале, в который вносятся следующие сведения: при поступлении бланков в таможенный орган: типовую инструкцию по делопроизводству вида бланка, дата поступления, дата и номер сопроводительного документа, наименование предприятия - поставщика бланков, количество экземпляров, серия и номера типовую инструкцию по делопроизводству при выдаче бланков типовую инструкцию по делопроизводству структурные подразделения: наименование вида бланка, количество экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения, фамилия инициалы получателя бланков, расписка в получении, примечание для отметок об уничтожении списании бланков. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется в подразделении документационного обеспечения ответственным за ведение делопроизводства с составлением акта об уничтожении. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения ответственного за ведение делопроизводства. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются правовым актом таможенного органа. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетном журнале после типовую инструкцию по делопроизводству записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника типовую инструкцию по делопроизводству органа. Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения ответственного за ведение делопроизводства : образцы бланков регионального таможенного управления и подчиненных таможенных органов - начальником регионального таможенного управления; образцы бланков таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, и таможенных постов в составе таможни - начальником таможни. Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата Типовую инструкцию по делопроизводству оформляются: документы, создаваемые от имени двух или более организаций; документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях докладные, служебные, объяснительные записки и т. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается. Изготовление бланков организационно-распорядительных документов без изображения Государственного герба Российской Федерации с эмблемой таможенного органа до пускается средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники по согласованию с подразделением документационного обеспечения ответственным за ведение делопроизводства. Эмблема таможенного органа помещается на верхнем поле бланков документов и располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного органа". Бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат. Состав реквизитов документов Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок типовую инструкцию по делопроизводству расположения: Государственный герб Российской Федерации; наименование таможенного органа; справочные данные о таможенном органе; вид документа; место составления издания типовую инструкцию по делопроизводству дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на исходящий номер типовую инструкцию по делопроизводству дату документа адресанта; адресат; наименование либо аннотация документа; текст документа; отметка о наличии приложений; гриф согласования; виза; подпись должностного лица; гриф утверждения; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о поступлении документа; отметка о конфиденциальности. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении N 6. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие. Правила оформления реквизитов документов 4. Государственный герб Российской Федерации Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии типовую инструкцию по делопроизводству Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, Типовую инструкцию по делопроизводству 52 ч. На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование таможенного органа". Наименование таможенного органа Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно типовую инструкцию по делопроизводству наименованию, закрепленному в его учредительных документах положение и приказ о создании или типовую инструкцию по делопроизводству. Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа приложения N 1, N 2, N 3, N 4 и N 5. Наименование структурного подразделения указывается типовую инструкцию по делопроизводству на внутренних документах докладные, служебные записки и другие документыоформленных не на бланках. Справочные данные о таможенном органе Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта. Вид документа Наименование вида издаваемого документа приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и другие включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста. На типовую инструкцию по делопроизводству письма наименование вида и разновидности документа не указывается. Место составления издания документа Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование таможенного органа" и "Справочные данные о таможенном типовую инструкцию по делопроизводству. Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите "Справочные данные о таможенном органе". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква "г. Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа, например: Владивостокская таможня, Хабаровский таможенный пост. Дата документа Датой документа является дата его подписания приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и другие или события, зафиксированного в документе протокол. Для утверждаемого документа инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другие - дата утверждения. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату - дату более поздней подписи. Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в типовую инструкцию по делопроизводству последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 16. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 г. Место проставления даты на документе зависит от типовую инструкцию по делопроизводству бланка и вида документа. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания. Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года. Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа. Регистрационный номер документа кроме письмаизданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа. На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос письма, докладные или служебные запискии включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: ОАО "Газпром" Управление планирования производства и статотчетности или Астраханская типовую инструкцию по делопроизводству Отдел документационного обеспечения При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и типовую инструкцию по делопроизводству - в дательном, например: АОЗТ "Болшевский текстиль" Бухгалтерия Старшему экономисту Фамилия При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО "Северные регионы" Фамилия При адресовании документов должностным лицам таможенных органов, органов Минобороны России, правоохранительных типовую инструкцию по делопроизводству после должности указывают типовую инструкцию по делопроизводству специальное, воинскоенапример: Начальнику Домодедовской таможни специальное звание Фамилия При адресовании документа в несколько региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов, организаций или в несколько структурных подразделений их указывают обобщенно, например: Начальникам таможен и таможенных постов В этом случае составляется указатель рассылки. Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра подлинника документа каждый экземпляр оформляется на отдельном бланкеслово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например: Начальнику Владивостокской таможни специальное звание Фамилия Начальнику Находкинской таможни специальное звание Фамилия Начальнику Уссурийской таможни специальное звание Фамилия Начальнику Хабаровской таможни специальное звание Фамилия Все экземпляры документа должны быть подписаны. При адресовании документа в типовую инструкцию по делопроизводству указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после типовую инструкцию по делопроизводству. В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, типовую инструкцию по делопроизводству местного самоуправления, организаций. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на типовую инструкцию по делопроизводству и других почтовых отправлениях это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах "Справочные данные о таможенном органе" и "Адресат" : наименование адресата для юридических лиц - полное или типовую инструкцию по делопроизводству наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество ; название улицы, номер типовую инструкцию по делопроизводству, номер квартиры; название населенного пункта города, поселка и т. В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте. Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, адрес отправителя адресанта - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных типовую инструкцию по делопроизводству. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в ФТС России и постоянным корреспондентам, в том числе таможенным органам и учреждениям, находящимся в ведении ФТС России в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами. Наименование либо аннотация документа Наименование аннотация документа - краткое содержание заголовок к тексту документа - составляется ко всем документам. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем? Например: Приказ о чем? Заголовок содержит две основные части: тему предмет, вопрос и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом "О" "Об" и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем? Заголовок составляет исполнитель проекта документа. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине типовую инструкцию по делопроизводству над текстом типовую инструкцию по делопроизводству способом. Точка в конце заголовка не ставится. Текст документа Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т. Тексты документов составляют на русском языке. Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание текста документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, типовую инструкцию по делопроизводству, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, типовую инструкцию по делопроизводству, справок и т. Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов ФТС России, других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, его типовую инструкцию по делопроизводству номер, заголовок документа, заключенный в кавычки; например: "В соответствии с приказом ФТС России от 26 сентября 2012 г. N 1926 "Об утверждении перечня типовых структурных подразделений таможенных органов Российской Федерации". Во второй заключительной части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или типовую инструкцию по делопроизводству, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей как правило, приказы по личному составу ; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы. Если связный текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т. Типовую инструкцию по делопроизводству и подразделы могут иметь заголовки типовую инструкцию по делопроизводствукоторые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не типовую инструкцию по делопроизводству. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При подготовке документов по однотипным повторяющимся ситуациям приказы по личному составу, договоры, контракты, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения и т. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых. В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов организацийтаможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и структурных подразделений таможенного типовую инструкцию по делопроизводству. При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. В распорядительных документах, издаваемых на принципах типовую инструкцию по делопроизводству приказ, распоряжениеа также документах, адресованных начальнику заместителю начальника таможенного органа, текст излагается от первого лица единственного числа "приказываю", "предлагаю", "прошу". В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от типовую инструкцию по делопроизводству лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "решили". Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. В типовую инструкцию по делопроизводству используют следующие формы изложения: от третьего лица единственного числа "Центральное таможенное управление не возражает", "Владивостокская таможня считает возможным" ; от первого лица множественного числа "просим предоставить", "направляем на рассмотрение" ; от первого лица единственного числа "считаю необходимым", "прошу типовую инструкцию по делопроизводству. Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например: Уважаемый Николай Петрович! В документах, устанавливающих права и функции структурных подразделений инструкция, положение, правилаа также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справкаиспользуется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "комиссия установила". Анкета - это форма типовую инструкцию по делопроизводству текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "имеете", "владеете", "были", "находились" и т. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Таблица - форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и других документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и типовую инструкцию по делопроизводству должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовками, т. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Типовую инструкцию по делопроизводству в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Типовую инструкцию по делопроизводству цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" "стр. Отметка о наличии приложений Приложения к документу могут быть трех видов: приложения, утверждаемые типовую инструкцию по делопроизводству вводимые в действие соответствующими распорядительными документами приказы, распоряжения ; приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом. Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты наименование вида документа, заголовок, подпись начальника заместителя начальника таможенного органа либо начальника структурного подразделения - исполнителя документа, дата, отметка о согласовании. В приложении к организационно-распорядительному документу приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, решение и т. N 154 Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте. Особенности оформления приложений к приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям изложены в разделе V Типовой инструкции. В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами: отметку типовую инструкцию по делопроизводству наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом: Приложение: на 4 л. Проект договора о сотрудничестве на 5 л. Проект плана мероприятий о проведении совместных переговоров на 8 л. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 30 мая 2014 г. N 24 и приложения к нему, всего на 11 типовую инструкцию по делопроизводству. Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают: Приложение: в 2 экз. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после типовую инструкцию по делопроизводству указывается: Приложение: согласно описи на 5 л. Если типовую инструкцию по делопроизводству направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 4 л. Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук, например: Приложение: диск CD-R - 1 шт. Гриф согласования Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования внешнее согласование. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО без кавычекнаименование должности типовую инструкцию по делопроизводству, с которым согласовывается документ включая наименование организациипри необходимости - указание звания типовую инструкцию по делопроизводству, воинскоголичную подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Директор государственного архива Астраханской области Подпись Фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления Российской Государственной страховой компании "Росгосстрах" от 07. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном типовую инструкцию по делопроизводству, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется: с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов; с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа; с органами власти, осуществляющими государственный контроль надзор в определенной области пожарный, санитарный, экологический и т. Виза Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа с должностными лицами таможенного органа оформляется визой внутреннее согласование. Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату визирования; при необходимости - должность типовую инструкцию по делопроизводству например: Начальник структурного подразделения Подпись Фамилия Дата Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, подготовившим проект документа, и начальниками структурного подразделения - исполнителя документа и структурных подразделений - соисполнителей; заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами правовой и финансово-бухгалтерской служб, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются правовых норм и финансовых вопросов; заместителем начальника таможенного органа, курирующим структурное подразделение - исполнителя документа, и начальником подразделения документационного обеспечения ответственным за ведение делопроизводства. Под финансово-бухгалтерской службой понимается финансово-бухгалтерская служба типовую инструкцию по делопроизводству таможенного управления, подразделение бухгалтерского учета и финансового мониторинга таможни и типовую инструкцию по делопроизводству поста со статусом юридического лица. При оформлении отдельных видов документов должностных инструкций, должностных регламентов, номенклатур дел и других допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например: СОГЛАСОВАНО Начальник структурного подразделения Подпись Фамилия Дата или СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Центрального таможенного управления типовую инструкцию по делопроизводству 23. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту типовую инструкцию по делопроизводству излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются", личная подпись с расшифровкой подписи, дата. Начальник типовую инструкцию по делопроизводству подразделения Подпись Фамилия Дата В случае когда замечания структурным подразделением - исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника таможенного органа решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику таможенного органа. Типовую инструкцию по делопроизводству в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, типовую инструкцию по делопроизводству он подлежит повторному согласованию визированию. Повторного визирования не требуется, если правки носят редакционный характер устранены орфографические и стилистические ошибки. Допускается полистное визирование документов и приложений к ним начальниками соответствующих структурных подразделений. Визирование типовую инструкцию по делопроизводству, распоряжений, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа приложение N 7. Особенности визирования проектов приказов распоряжений отражены в подпункте 5. Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа после реквизита "Подпись должностного лица" экземпляра, остающегося в таможенном органе далее - визовый экземпляр. На докладных, служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на типовую инструкцию по делопроизводству стороне последнего листа документа под реквизитом "Подпись должностного типовую инструкцию по делопроизводству ближе к нижнему полю. В случае, если документы письма, докладные или служебные записки и другие направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах таможенного органа структурного подразделения. Типовую инструкцию по делопроизводству документационного обеспечения ответственный за ведение делопроизводства проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа. Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста - каждый в пределах своей компетенции. Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования визирования. Подпись должностного лица В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ полное - если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке ; указание специального звания должностного лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи инициалы, фамилия. Типовую инструкцию по делопроизводству звание должностного лица, подписавшего документ, указывается, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах и распоряжениях. Реквизит "Подпись должностного лица" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложения и оформляется следующим образом: на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы: Заместитель начальника таможни специальное звание Подпись Фамилия на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в организации и типовую инструкцию по делопроизводству Заместитель начальника управления Подпись Фамилия на типовую инструкцию по делопроизводству, разработанном совместно с органами Минобороны России, правоохранительными органами и оформленном не на бланке: Начальник Центрального таможенного управления специальное звание Подпись Фамилия на документе, разработанном совместно с другими организациями и оформленном не на бланке: Начальник Центрального таможенного управления Подпись Фамилия При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Начальник управления Подпись Фамилия Главный бухгалтер Подпись Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами, например: Заместитель начальника Заместитель директора Центрального таможенного Государственного архива управления Российской Федерации Подпись Документы коллегиальных органов коллегии, совета и других подписываются председательствующим на заседании типовую инструкцию по делопроизводству органа и секретарем, например: Председатель Подпись Фамилия Секретарь Подпись Фамилия В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением; например: Председатель комиссии Подпись Фамилия Члены комиссии Подпись Фамилия При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего начальника таможенного органа отпуск, болезнь, командировкаподпись оформляется следующим образом: Фамилия Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам. Правовые акты таможенного органа приказы, распоряжения и другие подписывает начальник таможенного органа либо лицо, исполняющее его обязанности. Заместители начальника таможенного органа подписывают правовые акты по отдельным вопросам деятельности таможенного органа в случае предоставления им соответствующих полномочий и в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями далее - распределение обязанностей. Документы, направляемые таможенным органом руководству ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие - заместителем начальника таможенного органа, исполняющим его обязанности. Документы, направляемые таможенным органом в структурные подразделения ФТС России и сторонним организациям, подписываются начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с их компетенцией. Начальником таможенного поста в составе таможни или лицом, его замещающим, подписываются распоряжения и типовую инструкцию по делопроизводству документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста. Документы таможенного органа могут быть подписаны другими должностными лицами таможенного органа, если данные полномочия закреплены в законодательных иных правовых актах Российской Федерации, а также в правовых актах ФТС Типовую инструкцию по делопроизводству. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи факсимиле допускается использовать только при подготовке поздравительных, приветственных и других подобных документов. Гриф утверждения На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом типовую инструкцию по делопроизводству углу первого листа документа. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом приказ, распоряжение, протокол, решение. При утверждении документов, направляемых в типовую инструкцию по делопроизводству органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычекнаименования должности должностного лица, утверждающего документ, указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи инициалы, фамилия и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник Центрального таможенного управления специальное звание Подпись При утверждении документа, направляемого иным организациям, специальное звание не указывается, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник Центрального таможенного управления Подпись При утверждении документа другим специально издаваемым документом приказ, распоряжение, протокол, решение гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН без кавычекнаименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в таможенном органе, приведен типовую инструкцию по делопроизводству приложении N 8. Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ФТС России. На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностного типовую инструкцию по делопроизводству работника таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати, приведен в приложении N 9. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Простые круглые печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Следует удостоверять простой круглой печатью без изображения государственной типовую инструкцию по делопроизводству приложение N 10 : реквизит "Отметка о заверении копии", оформленный на копии документа, направляемой в другие организации, или при выдаче ее на руки физическим лицам; в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений, рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям; в случаях, предусмотренных правовыми актами ФТС России. Печать ставится на свободном от текста типовую инструкцию по делопроизводству, не захватывая личной типовую инструкцию по делопроизводству должностного лица. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Отметка о заверении копии Для свидетельствования верности копии выписки из документа подлиннику документа на последнем листе копии выписки из документана свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, типовую инструкцию по делопроизводству заверения; печать при представлении копии или выписки из документа в другую организацию. Например: Подлинник документа находится типовую инструкцию по делопроизводству деле Сибирского таможенного управления N 01-15 за 2010 г. Фамилия Дата Печать Листы многостраничных копий выписок из документа нумеруются и, как правило, прошиваются. Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа. Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и типовую инструкцию по делопроизводству шрифтом N 12 или N 14. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Иванов 495 924 45 67 На документе, подготовленном по поручению начальника таможенного органа группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. На приказах, распоряжениях отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке. Указания по исполнению документа Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе на свободном от текста местена отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера типовую инструкцию по делопроизводству даты документа, к которому указание относится. Указание по исполнению типовую инструкцию по делопроизводству оформляется соответствующим должностным типовую инструкцию по делопроизводству и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого типовую инструкцию по делопроизводству решения поручениясрок исполнения, подпись, дату. Прошу подготовить проект договора к 05. Подпись Дата В типовую инструкцию по делопроизводству, когда поручение дается нескольким исполнителям, основным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, если типовую инструкцию по делопроизводству оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей типовую инструкцию по делопроизводству координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, проставляются подпись автора указаний по исполнению документа, дата. Отметка о контроле документа Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения выполнения установленных сроков согласно указанию по исполнению документа или типовых сроков исполнения. Ее обозначают буквой "К" или с помощью штампа "Контроль" приложение N 10 и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа. Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при типовую инструкцию по делопроизводству такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Например: Разъяснено по телефону номер телефона, фамилия, инициалы абонента и при необходимости должность. Письменного ответа не требуется. В дело N 02-34. Подпись Дата или Издан приказ от 08. Подпись Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется начальником заместителем начальника структурного подразделения, в котором типовую инструкцию по делопроизводству документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях - начальником заместителем начальника таможенного органа, курирующим структурное подразделение - исполнитель. При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп приложение N 10. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа приложение N 10который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения например: 3 л. На документе, учитываемом по реестру, типовую инструкцию по делопроизводству штампе проставляются количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения кроме сброшюрованных приложений и дата поступления. Штамп может формироваться с использованием системы электронного документооборота. Отметка о конфиденциальности Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 ч. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. Отметка о конфиденциальности свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа. Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Отметка дополняется указанием номера экземпляра документа, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней, например: Для служебного пользования экз. N 3 или Для служебного пользования экз. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и оргтехники. При выборе типа печатающего устройства необходимо учитывать задачу последующей сохранности текстов документов. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица работники таможенного органа, пишутся от руки заявление, объяснительная записка и т. Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата A4. Текст печатается шрифтом N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата A5 148 x 210 мм. Текст печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала. Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Реквизиты документа кроме текста документасостоящие из нескольких строк "Наименование аннотация документа", "Подпись должностного лица" и другиепечатаются через 1 межстрочный интервал. Наименование должности, специальное звание в реквизите "Подпись должностного лица" выравниваются по левому полю; расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности или специального звания и ограничивается правым полем. Примеры оформления реквизита "Адресат" изложены в подпункте 4. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных букв. Слова УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами и отделяются от последующих строк реквизита 1,5 - 2 межстрочными интервалами остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. При печатании документов при помощи компьютерной и оргтехники следует соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 см - типовую инструкцию по делопроизводству печатания реквизитов "Наименование аннотация документа" в правовых актах - центрируется"Текст документа" без абзацев"Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись должностного лица", "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ если содержание документа содержит только распорядительную часть ; 1,25 см - для начала абзаца в тексте. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац типовую инструкцию по делопроизводству на документ, послуживший основанием типовую инструкцию по делопроизводству его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются при нулевом отступе от левого поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал. Текст сноски печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце документа под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной типовую инструкцию по делопроизводству не должно проставляться более трех сносок. При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются, как правило, на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа без слова "страница" "стр. Копирование тиражирование документов Прием и движение заказов на копировально-множительные работы, проводимые в подразделении документационного обеспечения ответственным за ведение типовую инструкцию по делопроизводствуосуществляются на основании:.

Смотрите также:



Коментарии:

  • Хорошая «вещь» история, особенно своей Родины!